Plan Inicial de Gestión de Información

PLANTEAMIENTO:

 La empresa destinataria del Plan Inicial de Gestión de Información, se dedica a la provisión de información sobre finanzas a agentes del sector y, para ello, cuenta con personal delegado en países de Latinoamérica y Europa. Además, para gestionar el intercambio de las informaciones internas y con los clientes, se emplea una Intranet dotada de herramientas de comunicación convencionales como email, chat y voz IP. A su vez, se desarrollan protocolos de comunicación orientados a generar informes diarios sobre la evolución de las finanzas en los países del área de influencia de la empresa.

Los directivos de la empresa quieren modificar el modelo de funcionamiento para que la gestión de la información sea más efectiva y llegue a mayor número de agentes de una forma rápida y directa. Para ello, se pretende reordenar el escenario que tiene la empresa y ayudarla a alcanzar más clientes de un modo más directo para adquirir mayor relevancia y ganar cuota de mercado.

El Plan Inicial de Gestión de Información que se va a plantear a continuación tiene como líneas estatégicas los siguientes objetivos:

1. Redefinir el rol de los delegados regionales en la empresa, en un entorno de comunicación e intercambio de información más abierto.
2. Plantear las herramientas de comunicación que permitan expandir el intercambio de información local recabada por los delegados.
3. Establecer protocolos de comunicación adecuados a las funcionalidades de las nuevas herramientas en el marco de los objetivos del proyecto.

Cabe destacar que la empresa destinataria del Plan Inicial, ha contratado a una compañía dedicada a la consultoría en estrategia TIC y la jefa de proyecto Sarai, nos pide consejo acerca de la metodología a llevar a cabo para conseguir los objetivos anteriormente planteados. Por tanto, la propuesta que se realiza es la siguiente:

1.- Redefinir el rol de los delegados regionales en la empresa para conseguir un entorno de comunicación e intercambio de información más abierto.

Los delegados regionales encargados de la provisión de información sobre finanzas a agentes del sector deberán modificar su rol para abarcar nuevas funciones que les permitan llevar a cabo un proceso de información rico, rápido, directo y de calidad.

Para modificar dicho rol deberán asumir labores de Community Mannager y Content Curation que permitan crear contenido útil tanto para los agentes del sector, como para clientes potenciales y, de esta forma, mejorar la posición de la empresa en el mercado.

Además, para llevar a cabo esta modificicación del rol de los delegados regionales es importante que dominen las herramientas web 2.0,  tengan un uso fluido de las TIC´s y realicen una labor de escucha activa y análisis de la información presente en Internet que les permita filtrar de una forma óptima la información relevante a transmitir a los agentes del sector y a los propios clientes. Para realizar estas labores, sería adecuado realizar un curso que desarrollara los siguientes contenidos:

• Funciones de Content Curation: estrategias para filtrar de forma óptima los conentidos a comunicar (monitorización, investigación, pensamiento crítico y escucha activa), estrategias para elaborar contenidos de calidad (proporcionar fuentes adicionales al contenido a transmitir), estrategias de búsqueda de información y metodologías para compartir contenidos.
• Funciones del Community Manager: metodologías para crear contenidos a través de las redes sociales, blogs, foros, debates, habilidades sociales como la escucha activa, la empatía..., estrategias para monitorizar la web, las redes sociales, estrategias de participación activa en la generación de contenidos de la web 2.0 y habilidades de comunicación.
• Habilidades TIC: manejo de herramientas web 2.0, ofimática, aplicaciones web, etc.

Los delegados regionales deberán llevar a cabo en el trabajo diario, todos los contenidos tratados en el curso y adaptar su respuesta de responsable de contenidos a las demandas del momento.

Mediante reuniones, los delegados regionales deberán desarrollar acciones de evaluación para mejorar la calidad y la adaptación de su trabajo a las necesidades informativas de la empresa.


Para garantizar una gestión del conocimiento y de la información eficaz, los delegados regionales deberán desarrollar una formación permanente que les permita optimizar sus conocimientos y habilidades para desempeñar su labor diaria de forma efectiva y óptima.


A su vez, sería conveniente que la empresa pudiera contar con un asesoramiento latente que permitiera orientar hacía óptimas estrategias de gestión en caso necesario. Dicho rol, si los estudios de viabilidad lo permiten, podría desempeñarlo la consultora que elabora el Plan Inicial de Gestión de Información.

 

 

2.- Plantear las herramientas de comunicación que permitan expandir el intercambio de información local recabada por los delegados.

Para hacer frente a la gran cantidad de información presente en la web y generar un conocimiento de calidad que sea realmente útil tanto a los agentes del sector como a los clientes, es importante que los delegados regionales empleen las herramientas de comunicación adecuadas que respondan de forma eficaz a las necesidades comunicativas que presenta la empresa y les permitan, a su vez, llegar de forma directa, rápida y eficaz a todo el mercado potencial. 

En el ciberespacio, existen multitud de herramientas que permiten la comunicación. Lo importante de un Plan Inicial de Gestión de Información es detectar de forma minuciosa las necesidades comunicativas de la empresa y darles respuesta mediante la utilización de aquellas herramientas que respondan de forma efectiva a tales necesidades.

Como se ha comentado anteriormente, las necesidades comunicativas que se plantean en la empresa son las siguientes:

• Difundir a todos los niveles comunicativos de la empresa, el intercambio de información local recopilada por los delegados regionales.

• Gestionar de forma efectiva las informaciones internas.

• Optimizar los procesos comunicativos para que la información llegue de forma rápida, directa y efectiva tanto a los clientes como a los clientes potenciales.

Para responder de forma efectiva a estas necesidades, se propone la utilización de las siguientes herramientas tanto de comunicación como de gestión de información:

• Fuente web o canal web: para suministrar información actualizada a las personas suscritas.
• Agregador: que utilizarán tanto los delegados regionales como los clientes para suscribirse a aquellas fuentes de noticias que sean de especial interés y utilidad. Cabe destacar que es importante tener en cuenta los formatos ya que aunque el más extendido es el RSS, también existe el Atom.
• Herramientas web 2.0:
Redes sociales (Facebook, Twitter) que permitan acercar la información tanto al cliente, como a los agentes del sector y generar una comunicación bidireccional que de la posibilidad de conocer las necesidades de los destinatarios y adaptar la gestión de la información a dichas necesidades.

Blogs: que permita la generación de información y contenido de calidad por parte de los delegados regionales sobre la información local relevante para permitir tanto al resto de los delegados regionales, como a los agentes del sector y a los clientes suscribirse a dicho blog y recibir de forma directa, rápida y efectiva el nuevo contenido publicado.

Wiki: para publicar los contenidos generales y de importancia a nivel empresarial. Dicha herramienta permite el acceso directo a dicha información en aquellos momentos que se necesite. 

• Skype: que permite un intercambio comunicativo en tiempo real y de forma efectiva a través de la videollamada.
•  Marcadores sociales: para almacenar, clasificar y compartir enlaces de interés.
• Zcapes: una plataforma que permite a los usuarios bloguear, comentar, discutir y crear conversaciones sobre un tema específico a través de un dispositivo móvil, lo que permite generar contenido y comunicación de calidad de forma directa y óptima.
• WhatsApp: aplicación de mensajería multiplataforma que permite enviar y recibir mensajes mediante internet a través de los dispositivos móviles, posibilitando la comunicación rápida y eficaz entre dos delegados regionales o entre el grupo de trabajadores, ya sean los delegados, los directores, etc.
• Messenger: programa de mensajería instantánea que permite la comunicación entre dos o más trabajadores de la empresa a través de la conexión a Internet.
• Storify: herramienta que posibilita la creación de resúmenes de enlaces con mucha facilidad partiendo desde diferentes fuentes.
• Scoop.it: herramienta que permite a cada delegado regional crear su propia bitácora personal con la información y el contenido que le sea de utilidad para su trabajo diario, posibilitando la consulta instantánea del mismo.
•  Pinterest: herramienta que permite clasificar la información seleccionada y publicar y gestionar contenido basado en imágenes muy útiles en el sector de las finanzas.

Debido a que las necesidades de comunicación y de gestión de conocimiento de una empresa pueden estar en continua evolución es importante tener presente las herramientas de comunicación y gestión de información presentes en el ciberespacio para utilizar aquellas que mejor respondan a las necesidades de cada momento.
 

3.- Establecer protocolos de comunicación adecuados a las funcionalidades de las nuevas herramientas en el marco de los objetivos del proyecto

Para llevar a cabo una adecuada gestión de la información y del contenido dentro de la empresa, es importante establecer los protocolos que dirijan los procesos y las metodologías que se deben llevar a cabo.

A partir de las necesidades detectadas y las herramientas expecificadas anteriormente, los protocolos a desarrollar son los siguientes:

• Etiquetado de noticias: los delegados regionales a través de la lectura de los blogs del resto de los delegados, deberán etiquetar los contenidos para organizar la información y que la estructura que adopte el contenido de la empresa tenga una organización adecuada que permita una comunicación y una difusión rápida y eficaz. Para llevar a cabo el proceso de etiquetado es importante determinar unas pautas comunes que deben poner en práctica todos los delegados para realizar el proceso de etiquetado con los mismos criterios categóricos.
• Comunicación 2.0: para gestionar el contenido y la información de la empresa presente en la web 2.0, es importante que los miembros directivos y los empleados fijen unas directrices y procedimientos que permitan a todos los empleados, llevar a cabo la misma labor comunicativa y de gestión de la información en todos los niveles del ciberespacio.
• s, los mismos procedimientos de gestión de la información que otorgue calidad a los procesos informativos y comunicativos presentes en el ciberespacio. 
• Nettiqueta: es muy importante que en la utilización de las herramientas se cumpla una normativa de comunicación previamente fijada por los miembros de la empresa que garantice el uso correcto y adecuado de las herramientas y una comunicación de calidad.
• Temporización: se deberá fijar los protocolos de utilización de las herramientas, la temporalización de dicho uso y las metodologías a llevar a cabo para que los delegados cumplan de forma efectiva su labor de comunicación.
• Evaluación: es importante determinar por los miembros de la empresa, un protocolo de evaluación que permita a cada delegado regional analizar con los mismos criterios que el resto de sus compañeros/as, tanto de las herramientas utilizadas, como los procesos realizados de gestión de la información para detectar posibles fallos y poner en práctica propuestas de mejora, previamente aprobadas en las reuniones pertinentes.

Es importante destacar que los protocolos deben ser revisados de forma periódica para reajustarlos en caso necesario, si las circunstancias se han modificado. Dicho reajuste tiene por finalidad que los procesos llevados a cabo dentro de la empresa, cumplan los objetivos establecidos en relación con la gestión de la información y el conocimiento.

FUENTES DE INFORMACIÓN:

•  http://nogoodreason.typepad.co.uk/no_good_reason/2009/09/a-pedagogy-of-abundance.html y http://nogoodreason.typepad.co.uk/no_good_reason/2009/11/a-pedagogy-of-abundance-take-2.html: a pedagogy of abundance.
• http://robertocarreras.es/que-es-content-curation-como-filtrar-contenido-calidad/: Content Curation: como filtrar el contenido de calidad en la web social.
• http://www.dreig.eu/caparazon/2010/01/09/content-curator-web-3/: Content Curation, intermediario del conocimiento: nueva profesión para la web 3.0 
• http://www.impulsaconsultores.es/funciones-de-community-manager-en-una-red-social/: Community Manager
• http://www.bethkanter.org/content-curation-101/: Content Curation´ Blog.
• http://nomada.blogs.com/jfreire/2008/05/de-la-devaluaci.html: De la evaluación de los contenidos a la emergencia de los comisarios digitales.
• http://nomada.blogs.com/jfreire/2007/07/los-nuevos-brok.html: Los futuros brokers de conocimiento: ¿existe una plítica de la web 2.0?
• http://www.educaweb.com/noticia/2005/06/20/implica-alfabetizacion-digital-competencias-debe-proporcionar-como-debe-adaptarse-1516.html: ¿Qué implica la alfabetización digital?¿Qué competencias debe proporcionar y como debe adaptarse a los diferentes colectivos de la sociedad?
• http://www.dreig.eu/caparazon/2008/11/17/2008-el-ano-de-los-community-managers/: 2008: El año de los Community Managers.
• http://www.slideshare.net/manuelfloresv/herramientas-de-comunicacion-20: herramientas de comunicación 2.0
• http://www.slideshare.net/marti/gestin-de-la-informacion-y-memorias-corporativas: gestión del conocimiento